Tietosuojaseloste

1. Johdanto – Tietosuoja Kilpilahden alueella

Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten Neste Oyj käsittelee henkilötietojasi työskennellessäsi Neste Oyj:lle Kilpilahdessa tai vieraillessasi Kilpilahden teollisuusalueella. Pyrimme varmistamaan alueen turvallisuuden ja sujuvan toiminnan ja tähän liittyy henkilötietojesi käsittelyä. Selosteessa kerromme mitä tietoja keräämme, mihin tarkoituksiin tietoja kerätään, kenelle niitä luovutetaan ja mitkä ovat oikeutesi omien tietojesi suhteen.

Neste Oyj on Kilpilahden alueen päätoimija ja sillä on liiketoiminnallisia tarpeita käsitellä henkilötietojasi sekä lakisääteisiä velvoitteita varmistaa alueen turvallisuus ja säännösten noudattaminen esimerkiksi kemikaali-, työturvallisuus- ja rakennuslainsäädännön mukaisesti. Tämä edellyttää, että tiedämme, ketkä alueella liikkuvat.

Kilpilahden alueella toimii myös muita toimijoita (kuten Borealis Polymers Oy, Oy Linde Gas Ab, Aurora Kilpilahti Oy, BEWI RAW Oy, Ineos Composites Finland Oy, Kilpilahden Voimalaitos Oy, Veolia Services Suomi Oy, Securitas, VR Transpoint, Ashland Finland Oy, Gasum Oy, Revanssi Oy, OMS Shipping, Finnpilot Pilotage Oy, Tulli), jotka ovat omia rekisterinpitäjiään omien työntekijöidensä, urakoitsijoidensa ja toimintojensa osalta.

2. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä:
Neste Oyj
Keilaranta 21
FI-02150 Espoo, Suomi

Kilpilahden alueen yritykset toimivat itsenäisinä rekisterinpitäjinä.

Yhteystiedot tietosuojakysymyksissä:
Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojen käsittelystä tai haluat käyttää oikeuksiasi, voit lähettää pyynnön verkkosivustomme kautta: https://www.neste.com/privacy

Mikäli asiasi koskee muun kun Nesteen suorittamaa henkilötiedon käsittelyä, ota yhteys kyseiseen toimijaan.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Käsittelemme henkilötietojasi useisiin tarkoituksiin Kilpilahden alueella. Käsittely perustuu aina johonkin seuraavista oikeusperusteista:

Lakisääteinen velvoite: Käsittely on tarpeen lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi (esim. Tilaajavastuulaki, Työturvallisuuslaki, Kemikaalilaki, Rakennuslainsäädäntö, Verohallintolaki, Verotusmenettelylaki, Laki veronumerosta ja veronumerorekisteristä, Laki lähetetyistä työntekijöistä, Ulkomaalaislaki).
Sopimus: Käsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, johon olet osapuolena, tai sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi pyynnöstäsi.
Oikeutettu etu: Käsittely on tarpeen Nesteen tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, kun nämä edut eivät syrjäytä sinun etujasi tai perusoikeuksiasi ja -vapauksiasi (esim. alueen turvallisuus, omaisuuden suojaus, työnteon mahdollistaminen Kilpilahdessa).
Suostumus: Tietyissä tapauksissa, kun henkilötietojesi käsittelylle ei ole muuta perustetta, pyydämme suostumuksesi tietojen käsittelyyn.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset Kilpilahden alueella:

Urakoitsijaportaalin kautta käsiteltävät tiedot:

Tilaajavastuulain velvoitteiden täyttäminen: Varmistamme, että alueella (Nesteelle) toimivat yritykset ja niiden työntekijät täyttävät lakisääteiset velvoitteet, kuten työntekijöiden työnteko-oikeuden ja veronumeroiden tarkistuksen.
Kulku- ja työlupien käsittely ja hallinnointi: Käsittelemme tietoja, jotta voimme myöntää ja hallinnoida pääsyjä ja lupia alueelle, mukaan lukien poikkeuslupaprosessit.
Veroraportointi: Raportoimme tietoja Verohallinnolle lakivaatimusten mukaisesti.
Pätevyyksien ja koulutusten hallinta: Varmistamme, että alueella työskentelevillä on tarvittavat pätevyydet ja koulutukset turvallisen työskentelyn varmistamiseksi.
Työmaa- ja työntekijärekisterin ylläpito: Pidämme rekisteriä työmaista ja niillä työskentelevistä henkilöistä.
Viestintä: Käsittelemme tietoja viestinnän mahdollistamiseksi alueella työskentelevien kanssa.
Yritysturvallisuus ja työturvallisuus: Käsittelemme tietoja alueen yleisen turvallisuuden varmistamiseksi ja työturvallisuuslainsäädännön noudattamiseksi.

Kulunvalvontajärjestelmien ja kameravalvonnan kautta käsiteltävät tiedot:

Alueen turvallisuus ja suojelu: Estämme luvattoman pääsyn Nesteen alueille ja tiloihin. Kameravalvonnalla tuetaan tätä tarkoitusta.
Reaaliaikainen aluevalvonta: Tunnistaa alueella olevat henkilöt ja ajoneuvot sekä ylläpitää reaaliaikaista luetteloa heidän läsnäolostaan.
Työympäristön turvallisuuden varmistaminen: Varmistamme, että alueella liikkuvilla henkilöillä on oikeus ja tarvittavat luvat olla läsnä ja työskennellä alueella. Kameravalvonta tukee alueella liikkuvien henkilöiden turvallisuuden varmistamista.
Kameravalvonta rikosten ennaltaehkäisyyn ja selvittämiseen: Kameravalvonnan tallenteilla tuetaan alueen turvallisuutta, omaisuuden suojausta ja mahdollisten rikosten ennaltaehkäisyä ja selvittämistä.
Tapahtumien tutkinta: Käytämme kulunvalvonta- ja kameravalvontatietoja mahdollisten väärinkäytösten, petosten tai rikosten tutkinnassa.
Laskun tarkastus: Kulunvalvontatietoja voidaan käyttää laskujen tarkastukseen.
Pelastuspalvelun toiminnan tukeminen: Käsittelemme tarvittavia henkilötietoja Kilpilahden alueen pelastuspalvelun toiminnan tukemiseksi ja hätätilanteiden hallitsemiseksi, varmistaen nopean ja tehokkaan reagoinnin turvallisuuden takaamiseksi.

Päihteettömän työympäristön ylläpitäminen ja työturvallisuuden varmistaminen:

Varmistamme, että Nesteen alueella työskentelevät henkilöt ovat työkykyisiä ja kykenevät työskentelemään turvallisesti, mikä edistää sekä heidän omaa että muiden työntekijöiden turvallisuutta. Ehkäisemme päihteiden käyttöä ja niistä aiheutuvia riskejä työympäristössä. Täytämme lainsäädännön asettamat ja Nesteen vaatimukset liittyen päihteiden valvontaan työpaikalla.

Toiminnan tehokkuus:

Järjestelmien kautta mahdollistamme Kilpilahden alueen sujuvan toiminnan ja yhteistyön.

Väärinkäytösten ehkäisy ja selvittäminen:

Käsittelemme henkilötietoja havaitaksemme, ehkäistäksemme ja selvittääksemme mahdollisia väärinkäytöksiä, kuten varkauksia, petoksia, omaisuusvahinkoja tai muita rikollisia tekoja. Tämä tukee omaisuuden suojausta ja sääntöjen noudattamista alueella.

4. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Keräämme ja käsittelemme Kilpilahden alueella seuraavia henkilötietoryhmiä:

Perustiedot: Etu- ja sukunimi, syntymäaika, henkilötunnus tai passin numero, kansalaisuus, osoite, valokuva, allekirjoitus.
Yhteystiedot: Sähköpostiosoite, puhelinnumero.
Työhön ja pätevyyteen liittyvät tiedot: Työnantajayrityksen nimi, ammatti, tehtävä, ansioluettelo (CV), ammattipätevyydet, koulutusohjelmat ja niiden suoritukset (esim. turvallisuus- ja paloturvallisuuskortit), työlupa ja oleskelulupa (tarvittaessa), työsopimus.
Palvelun käyttötiedot: Käyttäjätunnus (voi olla sähköpostiosoite), salasana (salattuna).
Kulunvalvontatiedot: Kulkukortin numero, kulkuoikeudet, kulkuoikeuksien myöntämis- ja palautuspäivät, tiedot alueelle saapumisesta ja sieltä poistumisesta (aikaleimat, kulkupiste), ajoneuvon rekisterinumero.
Viranomaisraportointiin liittyvät tiedot: Suomalainen veronumero (lain edellyttäessä tunnistamista varten rakennustyömailla), tiedot työnantajasta ja työsuhteesta.
Videovalvontamateriaali: Tallenteet kameravalvonnasta.
Lokitiedot: Palvelun ja järjestelmien käytöstä syntyvät tekniset lokitiedot (esim. IP-osoite, kirjautumisajat, järjestelmän tapahtumat) palvelun ja järjestelmien toimivuuden sekä tietoturvan varmistamiseksi.
Päihteettömyyteen liittyvät tiedot: Tiedot puhallustuloksista tai muista päihdetestituloksista, kun valvonta perustuu lakiin tai työtehtävän luonteeseen ja on tarpeen työturvallisuuden varmistamiseksi. Nämä tiedot käsitellään erityisen huolellisesti ja vain siinä laajuudessa kuin se on lain sallimaa ja välttämätöntä.
Väärinkäytösten tutkintaan liittyvät tiedot: Tiedot, jotka ovat tarpeen epäiltyjen väärinkäytösten, petosten, varkauksien tai muiden vastaavien tapahtumien selvittämiseksi ja todentamiseksi, mukaan lukien mahdolliset selvityspyyntöjen tai ilmoitusten tiedot.

Kerättävät ja käsiteltävät henkilötiedot vaihtelevat roolin ja käyttötarkoituksen mukaan, eikä kaikkia yllä mainittuja tietoja kerätä jokaisesta rekisteröidystä.

5. Tietojen lähteet

Henkilötietoja kerätään pääasiassa seuraavista lähteistä:

Työnantajaltasi/urakoitsijayritykseltäsi: Yrityksesi voi ilmoittaa ja päivittää työntekijöidensä tietoja.
Kulunvalvontajärjestelmistä ja kameravalvonnasta: Tiedot kerätään liikkuessasi alueella.
Muilta rekisterinpitäjiltä eli alueen yrityksiltä: Mikäli tiedonvaihto on tarpeen jonkin toisen yrityksen toimintaan tai lakisääteisen velvoitteen täyttämiseen, ja sille on asianmukainen oikeusperuste.
Viranomaisilta tai julkisista lähteistä: Esimerkiksi työnteko-oikeuden varmistamiseen tarvittavat tiedot.
Puhallutuslaitteista ja muista vastaavista testilaitteista: Tietoja käsitellään työturvallisuuteen liittyvien tarkastusten yhteydessä.
Ilmoitukset ja raportit: Tiedot väärinkäytösepäilyistä tai muista poikkeamista, joita saadaan esimerkiksi ilmoituskanavien tai valvontajärjestelmien kautta.

6. Henkilötietojen vastaanottajat ja tietojen luovuttaminen

Luovutamme henkilötietoja vain tarvittaessa ja lain sallimissa rajoissa seuraaville tahoille:

Nesteen sisällä: Pääsy tietoihin on rajattu niihin henkilöihin ja tiimeihin, joiden työtehtävät sitä edellyttävät (esim. yritysturvallisuus, projektipäälliköt, työmaavalvojat, toteutusvastaavat, turvallisuuskoordinaattorit).
Palveluntarjoajat: Käytämme ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka toimittavat urakoitsijaportaalin ja kulunvalvonnan järjestelmiä. He käsittelevät tietoja Nesteen toimeksiannosta ja ohjeiden mukaisesti.
Viranomaiset: Olemme lakisääteisesti velvoitettuja luovuttamaan tietoja viranomaisille heidän pyynnöstään tai säännöllisen raportoinnin yhteydessä. Tällaisia viranomaisia ovat esimerkiksi: Verohallinto, Aluehallintovirasto (AVI), Tulli, Poliisi, Rajavartiolaitos. Säännöllisiä tiedonluovutuksia tehdään usealle viranomaiselle; etenkin Verohallinto pyytää tietoja urakoitsijoista ja heidän työntekijöistään säännöllisesti.
Muut Kilpilahden alueen yritykset: Tietoja voidaan jakaa muiden Kilpilahden alueella toimivien yritysten kanssa, kun jakamiselle on asianmukainen peruste, esimerkiksi alueen yhteisen turvallisuuden varmistamiseksi tai liiketoiminnallinen tarve. Tämä jakaminen on rajattua tarpeen perusteella, ja kukin yritys on itsenäinen rekisterinpitäjä omien tietojensa osalta.
Muut yhteistyökumppanit: Tietoja voidaan luovuttaa muille yhteistyökumppaneille palvelun tuottamiseksi (esim. työturvallisuuteen liittyvät toimijat), jos jakamiselle on asianmukainen oikeusperuste.

Tietojen siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle:

Pääsääntöisesti henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Jos tietoja kuitenkin siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolelle, Neste varmistaa riittävän tietosuojan tason käyttämällä asianmukaisia suojatoimia, kuten Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita.

7. Tietojen säilytysajat

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin se on tarpeellista käsittelyn tarkoituksen kannalta tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Neste säilyttää henkilötietojasi vähintään sopimussuhteen keston ajan Nesteen ja sen palveluntarjoajan välillä, minkä jälkeen Neste arvioi henkilötietojen säilyttämisen tarpeellisuuden uudelleen. Tietyissä tilanteissa, toimiessaan pääurakoitsijana rakennustyömaalla, Nesteellä on velvollisuus säilyttää perustietojasi vähintään kuusi vuotta työmaan päättymisestä.

Joka tapauksessa henkilötietosi poistetaan viimeistään 10 vuoden kuluttua Nesteen ja sen palveluntarjoajan välisen sopimussuhteen päättymisestä, ellei ylivoimaista velvoitetta pidempään säilytykseen ole.

Yleinen säilytyspolitiikka: Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen määriteltyjen tarkoitusten täyttämiseksi.

Erityiset säilytysajat ovat:

Rakennustyömaan henkilöstölokit: Säilytetään 6 vuotta rakennustyömaan sulkemisen jälkeen.
TA-projektitiedot: Säilytetään 2-10 vuotta tiedon luonteesta riippuen.
Kunnossapitotiedot: Säilytetään vaatimusten mukaisesti, eli kunnossapitotiedot säilytetään niin kauan kuin laitetta tai osaa käytetään.
Turvallisuus- ja suojaustiedot: Säilytetään turvallisuuden, vaatimustenmukaisuuden ja tutkintatarkoitusten edellyttämän ajan.
Kulunvalvontatiedot (kulku- ja työajat): Säilytetään yleensä 2 vuotta.
Videovalvontamateriaali: Poistetaan automaattisesti yleensä 2 viikon – 1 kuukauden kuluttua, ellei tallennetta tarvita tutkinnan tai oikeudellisen menettelyn vuoksi.
Väärinkäytösten tutkintaan liittyvät tiedot: Säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen tutkinnan loppuun saattamiseksi, mahdollisten oikeudellisten prosessien vuoksi tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

8. Henkilötietojen suojaaminen

Teemme kaikkemme pitääksemme tietosi turvassa. Jatkuvan ja aktiivisen kehityksen kautta varmistamme, että tietosi pysyvät turvassa.

Neste käyttää tarpeellisia teknisiä ja organisatorisia turvatoimia ja menettelytapoja suojellakseen henkilötietojasi katoamiselta, väärinkäytöltä, muuttamiselta tai tuhoutumiselta.

Kaikki Nesteen työntekijät ja urakoitsijat ovat sidottuja tietoturvapolitiikkaan, joka sisältää tarkempia ohjeita. Henkilötietoja käsitteleviin järjestelmiin ja sovelluksiin pääsevät vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä suorittamiseen.

Jos sähköistä tietoa hallinnoi kolmas osapuoli Nesteen puolesta, Neste edellyttää kyseiseltä kolmannelta osapuolelta kattavien tietoturvavaatimusten noudattamista.

Jos henkilötietoja käsitellään manuaalisesti, se tapahtuu tarkoitukseen hyväksytyissä tiloissa. Tilat on suojattu tarvittavilla fyysisillä suojatoimilla, esimerkiksi kulunvalvontajärjestelmillä ja valvontakameroilla.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on seuraavat oikeudet omien henkilötietojesi suhteen:

Oikeus saada pääsy tietoihin: Voit pyytää vahvistuksen siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja ja pyytää pääsyn näihin tietoihin.
Oikeus tietojen oikaisemiseen: Voit pyytää, että virheelliset tai puutteelliset henkilötiedot korjataan.
Oikeus tietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”): Voit pyytää tietojesi poistamista järjestelmistä, jos tietojen käsittelylle ei ole enää laillista perustetta. Huomaathan, että joitakin tietoja, kuten lakisääteisiin velvoitteisiin tai turvallisuuteen liittyviä tietoja, ei välttämättä voida poistaa välittömästi säilytysaikojen vuoksi.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Voit pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista, jolloin Neste voi vain säilyttää tietoja, mutta ei käyttää niitä muilla tavoin. Tämä oikeus soveltuu tietyissä tilanteissa, esimerkiksi jos kiistät tietojen paikkansapitävyyden.
Oikeus vastustaa käsittelyä: Voit vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, joka perustuu Nesteen oikeutettuun etuun, omaan erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Huomaa, että vastustaminen voi estää pääsyn Nesteen tiloihin tai palveluihin.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: Jos epäilet, että henkilötietojesi käsittely rikkoo tietosuojalakeja tai että oikeuksiasi ei ole kunnioitettu, sinulla on oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle (Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto).

Oikeuksien käyttäminen:

Voit käyttää edellä mainittuja oikeuksiasi ottamalla yhteyttä Nesteeseen. Pyynnöt tulee tehdä Nesteen verkkosivuston https://www.neste.com/privacy kautta.

Mikäli asiasi koskee muun kun Nesteen suorittamaa henkilötiedon käsittelyä, ota yhteys kyseiseen toimijaan.

Yhteys Nesteen Tietosuojavastaavaan:

Mikäli haluat ottaa yhteyttä Nesteen tietosuojavastaavaan voit käyttää siihen oheista lomaketta: https://www.neste.com/fi-fi/tietosuoja/kysyttavaa-tietosuojasta

10. Erityisehdot koskien Kilpilahden alueen yritysten roolia tietojen käsittelijänä

Niissä tilanteissa, joissa toinen Kilpilahden alueen yritys toimii rekisterinpitäjän lukuun henkilötietojen käsittelijänä palvelun tai muun järjestelyn kautta, sovelletaan seuraavaa:

Käsittelijäyritys käsittelee henkilötietoja ainoastaan rekisterinpitäjän dokumentoitujen ohjeiden, tämän selosteen sekä soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti palvelun tuottamiseksi ja määriteltyjen tarkoitusten täyttämiseksi. Käsittelijä huolehtii asianmukaisista teknisistä ja organisatorisista suojatoimista henkilötietojen turvaamiseksi, varmistaa henkilötietoja käsittelevien henkilöiden salassapitovelvollisuuden, avustaa rekisterinpitäjää tämän lakisääteisten velvoitteiden täyttämisessä (kuten rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisessa ja tietoturvaloukkauksiin vastaamisessa) sekä sopimuksen päättyessä poistaa tai palauttaa henkilötiedot rekisterinpitäjän ohjeistuksen mukaisesti, ellei lainsäädäntö toisin edellytä.

11. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta päivitetään tarvittaessa vastaamaan muutoksia henkilötietojen käsittelykäytännöissä tai lainsäädännössä. Suosittelemme tarkistamaan selosteen säännöllisesti kilpilahti.fi -sivustolta.